كتابة التقارير والمراسلات والمذكرات الرسمية

التعريف

مع تزايد أوجه اعتماد الاقتصاد العالمي على الاتصال الكتابي في مجال الأعمال، بات من الضروري على المهنيين إتقان فهمهم لهذا الاتصال كتابةً ولفظاً في سياق مختلف الأدوار الذين يضطلعون بها، وبالتالي أصبح التمّيز في الكتابة في مجال الأعمال من إحدى أبرز المهارات القيّمة للتواصل المكتوب. ‏تم تصميم دورة كتابة التقارير والمراسلات والمذكرات الرسمية،  لدينا لمساعدة المديرين والموظفين المحترفين داخل المنظمة على إنتاج تقارير ومراسلات ومذكرات واضحة وموجزة وفعالة من خلال اعتماد نهج منظم.‏ هذه الدورة، تهدف إلى تنمية معارف ومهارات المشاركين المتعلقة بإعداد وصياغة المراسلات والمكاتبات والتقارير، وتعريفهم بالمهارات الإدارية والفنية اللازمة لتحقيق الكفاءة والفاعلية في صياغة تلك المراسلات والمكاتبات بما يتناسب مع هوية وأهداف الجهة الإدارية، وسيتمكن المشاركين من خلال هذه الدورة التدريبية وورشة العمل، من الإبداع في الاتصال الكتابي وإعداد التقارير وصياغة مخاطبات ومذكرات الاعمال، وذلك من خلال التعرف على الأساسيات والضوابط والمعايير والمتطلبات التي تقوم على كتابة التقارير، والقواعد الأساسية التي يجب اتباعها في الإعداد والكتابة والتي لها خصائص وقواعد معينة لابد من اتباعها على اختلاف أنواعها. كما أن مفهوم الدورة مصمم أيضاً من أجل أن يضعه المشاركون حيز التنفيذ بعد التدريب أثناء عملهم.

الأهداف

سيتمكن المشاركون في نهاية الدورة من:

• فهم أساسيات كتابة الأعمال وتطبيق التقنيات الأساسية لكتابة الرسائل الرسمية والمذكرات وغيرها
• الأساليب والمهارات الأساسية لكتابة التقارير الإدارية والفنية والهندسية
• تطوير القدرات المهنية في مجال كتابة الخطابات والمراسلات
• فهم أساليب التعابير المناسبة والصياغات السليمة الجذابة والمؤثرة
• ‏تقديم الحجج المعقدة في بنية منطقية‏ وكتابة تقارير أقصر ذات تأثير أكبر‏
• اكتساب المهارات الاستراتيجية في صياغة التقارير الاستراتيجية
• فهم الأساليب المتقدمة في صياغة التقارير والمراسلات
• إعداد التقارير المعلوماتية والتحليلية
• فهم فاعلية الاتصال الإداري بالجهات المختلفة عبر التقارير والمراسلات الإدارية
• الاستخدام الأمثل لمهارة الكتابة في التواصل الإداري الفعال
• التخصص في تجميع وتنظيم المعلومات لإعداد التقارير والمراسلات الإدارية والفنية
• إعداد التقارير المتخصصة والمحاضر بصفة رسمية وأكثر احترافية
• استخدام الحاسب الآلي ونظم المعلومات في إعداد المراسلات وكتابة وعرض التقارير

منهجية التدريب

ستوفر هذه الدورة التدريبية مزيجاً من التقنيات التفاعلية مثل العروض التقديمية الموجزة، وجلسات تشاركية وجذابة، التمارين العملية، والنشطة العملية وورش العمل التطبيقية والمحاكاة الظرفية، وبوازن البرنامج بين النظرية والممارسة العملية من مختلف الصناعات، المدعومة بالخبرة الدولية لللمستشار وستكون هناك فرص لتطبيق التعلم على ظروف المشارك الخاصة.‏

من يجب أن يحضر؟

كافة المهنيين والإداريون، المساعدون الإداريون.، المساعدون التنفيذيون، كبار الإداريون والمشرفون على موظفي المستوى الأول، مدراء ورؤساء المكاتب العليا. واي شخص يتعين عليه تقديم تقارير لمساعدة الآخرين على اتخاذ القرارات. وكل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته.

الخطوط العامة للدورة

أسس وسمات التقارير والمراسلات:

• طبيعة الاتصالات الإدارية ومفهومها وأنواع الاتصالات

• التقارير والرسائل وأهميتها في العمل الإداري

• دور الكتابة كوسيلة اتصال فعالة في تبسيط الإجراءات

• التخصص في المراسلات والتقارير

• ثوابت وأسس التقارير الإدارية والفنية

• خطوات تصميم التقارير والمراسلات والمذكرات 

• أدوات التقارير والمهارات الفنية في كتابتها

• مهارات التلخيص والملخص والخلاصة

‏مزايا وعيوب كتابة الأعمال:‏

• ‏هل هو إيصال رسالة بوضوح وتقديم سجل دائم؟‏

• ‏هل يمكنك التأكد من أن القارئ قد فهمها؟‏

• تطبيقات عملية  

‏الغرض من التقارير الإدارية وأسلوبها:‏

• ‏التقارير المنتظمة وتقارير المشاريع‏

• ‏التقارير المرحلية والنهائية‏

• ‏التقارير الداخلية والخارجية.‏

• تطبيقات عملية  

الثوابت الإجرائية لإعداد التقارير:

• صياغة القرارات ومحاضر الاجتماعات

• الشروط الفنية لكتابة التقارير الفعالة

• كتابة التقارير الهامة بشكل رسمي

• المراحل البنائية لإعداد التقارير الرسمية

• عمليات فهرسة وتصنيف وعرض التقارير

• تطبيقات عملية

إعداد وصياغة التقارير والمذكرات:

• شروط الكتابة الإدارية التقارير- الرسائل- المحاضر- المذكرات

• مهارات الصياغة اللغوية في إعداد الرسائل والمذكرات

• إعداد الرسائل والمذكرات والفرق بين المذكرات الرسمية وغير الرسمية

• إعداد التقارير المعلوماتية والتحليلية

• تخطيط وتنظيم التقارير للتوصل إلى نتائج وتقديم توصيات

• تطبيقات عملية  

‏كتابة وعرض تقرير الأعمال:‏

• ‏التخطيط والإعداد‏

• ‏الهيكل والتسلسل‏ و‏اللغة وأسلوب الكتابة‏

• ‏نحو‏ و‏ترقيم‏ و‏النقاط والقوائم‏

• ‏التدقيق والتنقيح‏ و‏استخدام الملاحق

• ‏عرض التقرير و ‏تحقيق التأثير

• تطبيقات عملية

نظم المعلومات لدعم  كتابة التقارير والمراسلات والمذكرات الرسمية:

• تنوع أنظمة دعم المعلومات الإلكترونية

• إرسال المحاضر والمراسلات والتقارير   

• الوسائل المتقدمة لعرض المراسلات والتقارير

• دعم نظم المعلومات لتحسين الأداء

• تطبيقات عملية